I - La Définition

L'externalisation désigne la décision prise par une entreprise publique ou privée de recourir à un prestataire extérieur pour le traitement de tout ou partie d'une de ses fonction.

Il s'agit généralement du transfert d'activités jugées non essentielles, qu'elles soient moins stratégiques ou moins productrices de revenus.

Cette restructuration permet à l'entreprise de se replier sur ses compétences de base au sein de sa sphère d'activités (core business en anglais).

On peut distinguer deux catégories d'activités externalisées :

* la production, la fabrication de sous-ensembles du produit final, qui induit une collaboration où la frontière entre un fournisseur ordinaire et un sous-traitant reste parfois très floue (ex: les équipementiers du secteur automobile),

* les activités secondaires et non productrices de revenus : nettoyage, sécurité, accueil , secrétariat, téléphonie, parc véhicules, gardiennage, restauration collective, paye, entretien du parc machines, jardinage, informatique...(on parle alors d'infogérance ou facilities management ou encore impartition)

II- La distinction avec les contrats voisins

L'externalisation doit être distinguée de la prestation extérieure de services, du partenariat et également de la sous-traitance ; elle suppose, en effet, un pilotage étroit de l'entreprise donneuse d'ordre et un engagement du prestataire externe.

Elle ne doit pas plus se confondre avec la délocalisation.

III - Les objectifs

Le recours à un prestataire extérieur se justifie lorsque l'entreprise est confrontée à deux principaux types de problèmes :

* un problème d'ordre conjoncturel : elle ne dispose pas des moyens matériels et des ressources humaines adéquats pour répondre dans les délais au flux de commandes.

* un problème d'ordre structurel : elle éprouve parfois des difficultés à réunir dans ses structures les multiples compétences nécessaires à son fonctionnement.

Tel est le cas des PME/PMI, qui n'ont pas toujours les moyens de disposer d'équipes suffisamment compétentes pour assurer la gestion optimale de certains services généraux et choisissent l'externalisation essentiellement pour des raisons d'ordre financier et logistique.

IV - Les avantages

L'externalisation apporte à l'entreprise qui y recourt les avantages suivants dont la liste n'est bien évidemment pas exhaustive :

- l'obtention d'une plus grande disponibilité pour se concentrer sur ses compétences de base ou les activités à forte valeur ajoutée ;

- le bénéfice de compétences plus étendues dans la fonction externalisée ;

- la transformation de ses coûts fixes en coûts variables

- une plus grande flexibilité en terme de main d'oeuvre notamment ;

- l'objectif de maîtriser les coûts liés à la fonction externalisée.

V - Les inconvénients

Il est à noter que ces opérations prennent de plus en plus fréquemment la forme d'un partenariat avec le prestataire extérieur, voire d'une intégration de ce dernier dans les diverses étapes du processus de fabrication du produit (recherche, conception, fabrication...).

Ce partenariat ou cette intégration entraîne parfois une délégation d'activités susceptible de créer une dépendance voire une perte totale de contrôle ou de savoir-faire vis à vis du prestataire extérieur ; c'est d'ailleurs l'une des craintes majeures exprimée par les entreprises.

Les autres risques qui doivent être soulignés sont :

la perte de la confidentialité de certaines informations sensibles, la fiabilité du partenaire externe choisi.

Ces inconvénients peuvent, à terme, entraîner une perte de substance au sein de l'entreprise et une diminution de la maîtrise des informations.

Il convient enfin de ne pas perdre de vue que la décision d'externaliser génère des coûts pour l'entreprise : des coûts de transaction (coûts de recherche de fournisseurs, coûts de négociation, coûts du produit sur le marché, etc.) et des coûts de coordination interne.

VI - La préparation de l'opération

Quelle que soit la fonction concernée, les entreprises qui souhaitent externaliser doivent établir en amont une feuille de route qui définira les objectifs, les conditions et les moyens de contrôle de la démarche d'externalisation.

L'entreprise doit définir avec précision ce qui relèvera de ses compétences de ce qui relèvera des compétences du prestataire extérieur.

Elle devra continuer à s'appuyer sur les responsables internes de l'entreprise.

Pour les fonctions les plus stratégiques, un recours à l'audit est souvent nécessaire.

Comme indiqué plus haut, l'externalisation dépasse le simple contrat de sous-traitance. Les notions de confiance et de pérennité sont essentielles pour que le duo entreprise-prestataire fonctionne.

En particulier, l'entreprise ne doit pas limiter sa sélection de prestataires sur le seul critère du coût. Selon la fonction concernée, d'autres facteurs peuvent être mis en avant comme la proximité géographique ou encore le niveau technique proposé.

Le pilotage de la fonction externalisée doit être clairement établi et ce, dès le départ.

L'entreprise doit continuer de disposer d'une personne en charge du suivi de la fonction externalisée.

La mise en place d'un tableau de bord est nécessaire à la bonne réalisation du processus d'externalisation.

VII - Le contrat

Ces brefs rappels mettent en avant l'importance du contrat d'externalisation, de sa négociation et des clauses à prévoir lors de sa rédaction :

la définition du service attendu selon l'état de l'art, les spécifications techniques mesurables objectivement et pratiques pour être parfaitement appréhendées ;

la définition du niveau de(s) performance(s) qui conditionnera les malus et bonus en termes de rémunération du prestataire ;

la responsabilité des parties et les couvertures de transferts de risques (assurance, etc) suivant la grille de risques appliquée à l'opération d'externalisation ;

la procédure de transfert de l'activité externalisée qui comprendra des audits et inventaires préalables validés ;

les modalités permettant la continuité du service et de la performance (en cas de changement progressif, brutal d'activité voire en cas de crise) ;

les modalités quant à la mise en oeuvre de la clause de réversibilité de l'externalisation (backsourcing) ;

les procédures de contrôle de l'externalisation (suivi, audits).

Parmi les précautions à prendre, il convient de tenir compte de la réversibilité de l'opération en cas de "réinternalisation" (la reprise en interne des activités externalisées de l'entreprise est appellée le backsourcing).

VIII - L'après contrat

Enfin, en termes de gestion de projet et alors que le contrat est désormais signé après un appel à la concurrence dont la négociation prendra du temps, toute externalisation réussie demandera une communication interne et externe parfaitement préparée et mise en oeuvre par les co-contractants pour éviter les blocages toujours possibles des parties prenantes (autres fournisseurs, clients, salariés, syndicats, tiers) en particulier en cas de délocalisation totale ou partielle.

Me Patrick Herrou