Dernière Mise à jour : 14/10/2008

Alors que le gouvrement reconnaît par paraphrase que la France entre dans une phase de récession et que l'INSEE prévoit une baisse de PIB perdant 0,1 point aux troisième et quatrième trimestres après une baisse de 0,3 point au deuxième trimestre, les PME tentent d'anticiper et se préoccupent des mesures à prendre face à cette situation. Dans ce contexte, la réduction des coûts ou le cost killing apparaît souvent parmi les premières mesures envisagées et cela concerne aussi bien des coûts internes que les coûts externalisés.

Selon les études de l'INSEE1, les entreprises du secteur tertiaire (services marchands) sont en tête de l'externalisation des services juridique avec 35% de la totalité consommations intermédiaires alors que la part des entreprises industrielles ou agricoles représente 24% de ces consommations

A l'intérieur du secteur tertiaire, parmi les services externalisés, services juridiques sont confiés à 60% à des prestataires externes.

La première raison avancée par les chefs d'entreprises pour recourir à l'externalisation est le besoin de compétences spécifiques. La deuxième raison avancée est la volonté de mieux maîtriser les coûts. Or, le coût du service juridique est aussi la première difficulté.

Les petites entreprises sont celles qui ont le plus recours à l'externalisation des services juridiques (ainsi que d'autres services tels que les ressources humaines, les achats et les services comptables et juridiques.

En effet, ces entreprises n'ont pas la taille suffisante pour embaucher ni directeur juridique ni un directeur fiscal ; un arbitrage doit être opéré par le chef d'entreprise.

Dans le domaine du contentieux judiciaire que l'entreprise soit en demande ou en défense, le recours à un avocat n'est pas un choix mais une nécessité. C'est donc dans le domaine du conseil juridique et fiscal que le chef d'entreprise doit arbitrer entre recourir aux services d'un avocat, son expert comptable ou encore une officine commerciale de prestation juridique, cette dernière constituant une activité illégale pourtant en croissance.

Je n'aborderai donc que l'activité de conseil et de rédaction d'actes des avocats (ci-après « avocat conseil »).

Le recours à un avocat permet de satisfaire l'exigence de la qualité, de l'expérience, de la sécurité, de l'absence de conflit d'intérêt et du secret professionnel ; cela devrait conduire le chef d'entreprise responsable et sérieux à recourir aux services d'un avocat conseil.

C'est là qu'apparaît la problématique du coût des services des avocats conseils pour les PME qui vont être de plus en plus touchées par la récession.

Ce coût, généralement exprimé en taux horaire d'honoraires, n'est pas fixé selon la fantaisie ou le bon vouloir des avocats ; il est généralement fonction (i) des propres coûts de fonctionnement et (ii) de l'organisation des cabinets d'avocats.

En temps de récession, si nous souhaitons que le cost killing n'aboutisse pas à l'exclusion des avocats en tant que conseils juridiques externalisés des PME en faveur d'autres professionnels réglementés ou non, il faudra axer la réflexion, notamment, sur les deux points suivants:

1. Réduire les coûts

L'un des postes important des charges des cabinets est le coût du personnel. Aujourd'hui les moyens informatiques et les technologies d'information et de télécommunication permettent de réduire le recours au personnel « non productifs », autrement dit le personnel administratif ou non avocat. Le temps du cabinet d'avocats avec une assistante par avocat est désormais révolu. Or, de nos jours, les avocats pourrait être autonome pour l'utilisation des logiciels de bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, ...) et le dictaphone a davantage sa place au musée que dans le tiroir d'un avocat conseil.

Ensuite vient le coût des locaux. Les exigences déontologiques obligent les avocats à supporter des coûts de locaux plus importants que les autres prestataires de services (isolement nécessaire du cabinet et absence de partage avec d'autres entreprises, salle d'attente et bureaux offrant une confidentialité des propos qui y sont échangés). Il faut alors choisir des locaux offrant le plus de surfaces utiles de bureau sans perte de surface en entrées, hall, couloirs.

Il convient également de partager les locaux et les équipements communs avec d'autres cabinets d'avocats, notamment, au moyen de convention de sous-location, à chaque fois que des surfaces de bureaux sont inoccupées et insusceptibles d'être occupés à moyen ou long terme.

Un autre poste, moins visible car regroupant plusieurs coûts indirects, est la documentation « papier ». Outre le coût d'abonnement, ce genre de documentation nécessite un travail de classement et de distribution à l'intérieur du cabinet qui représente un coût de ressources humaines. Or, aujourd'hui la documentation électronique disponible est très complète et permet des recherches plus rapide, plus exhaustive et plus à jour, donc moins coûteux pour le client et de meilleur qualité et ne représente aucun coût de ressource humaine.

On peut citer encore des dizaines de postes de coût qui peuvent être supprimés ou sensiblement réduits.

Il ne s'agit pas d'être exhaustif mais de mettre en œuvre une méthodologie de réduction de coût en se défaisant des habitudes passées.

2. Revoir son organisation

Chaque cabinet a une ou plusieurs matières de droit qui sont son « core business ». Mais pour répondre aux besoins de ces clients, il a également besoin d'avocats spécialistes d'autres domaines du droit moins récurrents. Alors, au lieu d'engager des collaborateurs ou des associés « techniques » (sans apport de clientèle ni de capacité de développement de clientèle ») qui vont représenter des coûts fixes pour le cabinet, il est préférable d'établir une relation de coopération souple, comme par exemple, la convention de réseau avec ces avocats spécialisés qui permettra de coopérer selon une méthodologie cohérente, une qualité et des normes d'égal niveau dans l'intérêt des clients du cabinet sans pour autant alourdir ses coûts fixes.

Il convient également de réduire au maximum le nombre d'intervenants sur le même dossier et dans la même spécialité.

Bref, ce qui importe, c'est d'avoir en permanence un regard critique constructif sur l'organisation de son cabinet.

Si je ne peux pas déontologiquement citer le cas de cabinets confrères auxquels j'ai pu amicalement faire part de ces recommandations, je peux néanmoins partager avec vous l'expérience de notre cabinet. En effet, depuis la création du cabinet, j'ai essayé de mettre en œuvre progressivement l'ensemble des points qui viennent d'être mentionnés et je continue à mener la réflexion et les actions sur ces points ; ce qui a permis à notre cabinet de mettre en place une formule d'assistance juridique et fiscale adaptée aux PME sous la forme d'un abonnement juridique et fiscal innovant.

Signe des temps, lancé en novembre 2007, les entreprises de toute taille ont d'ores et déjà commencé à souscrire l'abonnement juridique et fiscal de MANSWELL. Parmi les abonnés on dénombre aussi bien des groupes français dans le secteur de la distribution, des Labels indépendants de musique et des Groupes internationaux dans le domaine des TIC.

Cet abonnement étant basé sur un abonnement mensuel de faible montant donnant accès à un certain nombre d'heures d'utilisation de nos services, avec un tarif horaire dégressif selon l'utilisation et un report illimité des crédits d'heures non utilisés, permettant de consacrer le temps nécessaire aux dossier et d'assurer une qualité de service optimal sans que le montant de nos honoraires pour le client abonné dépasse un montant similaire ou comparable à celui des experts comptables. De fait, plus le client abonné utilise les services de notre cabinet, plus il réalise des économies d'honoraires.

Sans une politique de réduction des coûts du cabinet et une organisation souple du cabinet, notamment, par le recours à la convention de réseau d'avocats, l'abonnement juridique et fiscal de MANSWELL n'aurait pas pu voir le jour.

Maximilien Jazani

Associé Gérant

MANSWELL

42, rue de Lisbonne

75008 Paris

Tél : 01 45 61 93 61

www.manswell.fr

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1 cf. notamment, étude INSEE de Nathalie Cloarec et de Pascale Chevalier)

Pour plus d'information sur l'abonnement juridique et fiscal : www.manswell.fr/honoraires_form.php