Le Blog de Jacques JANSOLIN

La CNIL vient de publier un guide à destination des Avocats intitulé "LES AVOCATS ET LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTÉS". Il date d'hier....

J'y lis des choses intéressantes :

La déclaration est une obligation légale dont le non-respect est pénalement sanctionné. En effet, l'article 226-16 du code pénal dispose :

« Le fait, y compris par négligence, de procéder ou de faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans qu'aient été respectées

les formalités préalables à leur mise en oeuvre prévues par la loi est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300.000 € d'amende ».

Tout fichier ou traitement informatisé comportant des données personnelles doit être déclaré à la CNIL préalablement à sa mise en oeuvre, sauf s'il bénéficie expressément d'un allègement des formalités préalables (dispense de déclaration ou déclaration simplifiée) ou relève du régime de l'autorisation préalable.

Plus loin :

La gestion des affaires contentieuses

Les avocats agissent dans ce cadre en qualité de responsable de traitement. Ils doivent, par conséquent, déclarer les fichiers qu'ils mettent en oeuvre à cette fin (déclaration normale).

Si des données personnelles concernant des personnes physiques sont recueillies directement par les avocats, il convient d'informer les personnes concernées des droits qu'elles tirent de la loi du 6 janvier 1978 modifiée lors de cette collecte.

QUESTION n° 1 :

ETES VOUS EN REGLE ?

AVEZ VOUS REMPLI VOTRE DECLARATION NORMALE AUPRES DE LA CNIL ?

On continue. Plus loin dans le même guide, on lit :

En application de l'article 24-I de la loi informatique et libertés, la CNIL a adopté la norme simplifiée n° 48 (délibération de la CNIL n° 2005-112 du 7 juin 2005) qui permet aux responsables de traitement d'effectuer une déclaration simplifiée pour certains des traitements relatifs aux personnes avec lesquelles des relations contractuelles sont nouées.

Les opérations relatives à la gestion des clients qui concernent les contrats, les commandes, les livraisons, les factures et la comptabilité, en particulier la gestion des comptes clients, sont couvertes par cette norme.

Les logiciels de facturation au temps passé utilisés par les cabinets d'avocats relèvent de cette norme, sous réserve de respecter les garanties prévues par la norme simplifiée n° 48.

A défaut, il convient d'effectuer une déclaration normale.

QUESTION 2 :

AVEZ VOUS AU MOINS REMPLI LA DECLARATION SIMPLIFIEE AUPRES DE LA CNIL ?

On poursuit :

Les clients doivent être informés, au moment de la collecte de leurs données, de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles à leur égard d'un défaut de réponse, des destinataires des données, de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition pour des motifs légitimes au traitement de leurs données ainsi que, le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d'un État non membre de l'Union européenne.

Il convient, en outre, de veiller à ce que ne puissent accéder à ces informations que les avocats en charge des dossiers correspondants et, le cas échéant, les personnes chargées du service commercial, des services administratifs et du contrôle (interne et externe), ainsi que les entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution d'un contrat.

QUESTION 3 :

VOS CLIENTS SONT-ILS INFORMES ET LEURS DONNEES SONT ELLES ACCESSIBLES AU SEUL AVOCAT EN CHARGE DU DOSSIER ?

J'arrête là les questionnements et vous renvoie à la lecture de ce guide "spécial Avocat" qui nous parle également d'autres sujets savoir :

L'accès au dossier professionnel

Le contrôle de l'activité des membres du cabinet

Le contrôle du temps passé sur les dossiers

L'accès aux dossiers contenus dans un poste informatique

Le contrôle de l'utilisation d'internet et des messageries électroniques

Le contrôle de la téléphonie

L'enregistrement et l'écoute de conversations téléphoniques

Les frais professionnels

L'utilisation de badges sur le lieu de travail

La biométrie sur le lieu de travail

La vidéoprotection

La déclaration des sites internet

Les offres de service en ligne des avocats

L'anonymisation des décisions de justice citées sur internet

Les pouvoirs de la CNIL

La procédure de sanction suite à la réforme du 30 mars 2011

S'agissant de la communication électronique, je vous invite à lire la prochaine publication à son sujet sur le présent blog : j'en souris déjà....