urssaf (2)
Le Code de la Sécurité Sociale, la jurisprudence, et l'ACOSS règlementent de façon très stricte le contrôle d'URSSAF. Ce dernier doit respecter les formes prévues par le droit positif, sous peine de voir le redressement éventuel annulé par le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale (T.A.S.S). C'est notamment le rôle d'un avocat spécialisé en la matière que de rechercher ces vices afin d'en tirer une annulation judiciaire du redressement contesté.
La procédure de contrôle d'URSSAF peut être résumée en trois étapes :
1) Avant le Contrôle : l'avis de contrôle
2) Pendant le contrôle : les droits et obligations du cotisant
3) Après le contrôle : la lettre d'observations et la mise en demeure
1) L'avis de contrôle
C'est le courrier par lequel l'URSSAF indique par avance à l'employeur que celui-ci va faire l'objet d'un contrôle. Ainsi, il assure le caractère contradictoire de la procédure. (R.243-59 du Code de la Sécurité Sociale).
Pour ces raisons, l'avis de contrôle est obligatoirement envoyé en lettre recommandée avec demande d'avis de réception (L.R.A.R). Cette règle formelle est envisagée très sévèrement par la Cour de Cassation qui y voit une garantie de défense pour le cotisant. Sans preuve de l'envoi préalable d'un avis de contrôle, le contrôle sera donc annulé par le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale (T.A.S.S) (Cass. Soc. 10 juillet 2008, n°07-18.153).
Il est important de noter que la loi n'a pas spécifiquement prévu de délai entre l'avis de contrôle URSSAF et le contrôle lui-même. Toutefois, l'ACOSS (Agence centrale des organismes de Sécurité sociale) préconise que soit laissé au moins un délai de 15 jours au cotisant pour préparer ce contrôle.
En pratique, le contrôle est organisé en adéquation avec les disponibilités de l'employeur qui, de bonne foi, ne peut se soumettre au contrôle à la date initialement prévue par l'inspecteur du recouvrement. Des reports de la date peuvent alors être possibles.
S'agissant de ses mentions obligatoires, l'avis de contrôle doit mentionner :
- La date envisagée du contrôle ;
- La liste des documents que l'entreprise doit tenir à la disposition de l'inspecteur (non exhaustive toutefois);
- La période contrôlée ;
- La situation de l'URSSAF en question au regard de la convention générale de réciprocité ;
- La possibilité d'être assisté par un Conseil ;
- Le fait qu'une « Charte du cotisant contrôlé » lui sera remise dès le début du contrôle
REMARQUE : Pour d'évidentes raisons, l'URSSAF n'est pas tenue d'envoyer un avis de contrôle lorsque qu'elle envisage un contrôle portant sur l'existence d'un travail dissimulé par un employeur.
2) Les obligations de l'employeur pendant un contrôle d'URSSAF
- L'employeur est d'abord tenu de recevoir l'inspecteur du recouvrement, sous peine de s'exposer à des sanctions pénales lourdes (jusqu'à 6 mois d'emprisonnement et 7500 euros d'amendes pour les personnes physiques et jusqu'à 37.500 euros d'amendes pour les personnes morales).
Il n'est pas tenu d'être présent à l'occasion du contrôle, même si , naturellement ,cela est fortement conseillé. En outre, depuis le 1er septembre 2007, la loi prévoit expressément que l'employeur puisse se faire assister d'un conseil à cette occasion (comptable, responsable paie, avocat...).
- L'employeur est ensuite tenu de produire les documents nécessaires au contrôle.
L'inspecteur du recouvrement peut donc se voir communiquer TOUS documents, dans la mesure où ceux-ci intéressent le contrôle et peu important le fait qu'il s soient visés ou non dans l'avis de contrôle. A l'inverse, s'agissant d'un document qui n'est pas indispensable au contrôle, l'employeur pourra refuser d'en faire la communication (agenda personnel par exemple).
En pratique, les documents les plus couramment demandés sont :
* Bulletins de paie ;
* Bordereaux de Cotisations, DADS ;
* Justificatifs d'exonérations ;
* Contrats de travail , dossiers du personnel, transaction, jugement prud'homaux ;
* Bilans comptables, grand livre, liasse fiscale, avis d'imposition... ;
* Pièces justifiant les frais remboursés.
- L'inspecteur ne peut pas se saisir lui-même des documents intéressants son contrôle.
Cette règle, clairement établie par la Cour de Cassation, implique qu'en l'absence du gérant de la société, l'inspecteur ne peut pas contraindre les salariés à ouvrir un placard ou un bureau où à lui communiquer un document particulier. Dans le cas contraire, la procédure s'en trouverait alors annulable.
En revanche, l'inspecteur du recouvrement peut auditionner toutes les personnes rémunérées par le cotisant (la liste de ces personnes se trouvant dans la « DADS 2 »).Cependant, cette audition se fera obligatoirement sur les lieux de travail, à peine de nullité de la procédure (Cass. 2e Civ. 11/10/05).
3) La lettre d'observations et la mise en demeure
* LETTRE D'OBSERVATIONS
Lorsque le contrôle est terminé, la loi impose à l'URSSAF de remettre au cotisant un document appelé lettre d'observation qui doit impérativement indiquer (R.243-59 CSS):
- L'objet du contrôle ;
- La période vérifiée ;
- La date de la fin du contrôle ;
- Les observations faites à l'occasion du contrôle, la nature, le mode de détermination du redressement envisagé.
D'une manière générale, la lettre d'observation doit être suffisamment motivée au regard des textes applicables et du redressement envisagé pour permettre à l'employeur d'exercer son droit de réponse dans de bonne dispositions.
La loi n'impose pas de forme particulière à la lettre d'observations. En pratique, celle-ci est soit remise en main propre contre décharge au cotisant à l'issue du contrôle URSSAF, soit envoyée en LRAR.
Sans lettre d'observation, le contrôle d'URSSAF subira une annulation (Cass. Soc. 6/02/97).En outre, l'absence de lettre d'observation qui n'est pas suivie de mise en demeure vaut confirmation par l'URSSAF de la légalité des pratiques du cotisant. Un redressement ultérieur pourrait alors être à ce titre aisément contesté.
REMARQUE : La personne contrôlée dispose d'un droit de réponse légal à la lettre d'observations, qu'il peut mettre en oeuvre dans un délai de 30 jours à compter de la notification de la lettre d'observations. Cette faculté et ce délai doivent, à peine de nullité de la procédure, être mentionnés dans la lettre d'observations (ainsi que la faculté de se voir assister d'un conseil à ce titre). L'URSSAF est dans l'obligation d'y répondre et ne peut pas envoyer de mise en demeure avant l'expiration de ce délai.
* MISE EN DEMEURE
C'est le document par lequel l'URSSAF « invite » le cotisant à rembourser les sommes qu'elle estime lui être dues avant d'engager une procédure de recouvrement forcé de ces dernières.
Obligatoirement expédiée en LRAR et après le délai de 30 jours faisant suite à la lettre d'observations, la mise en demeure ne peut viser que les sommes concernées par le « délai de reprise » (prescription triennale). Elle peut également se rapporter à des majorations et intérêts de retards dus par le cotisant.
REMARQUE : Il incombe à l'employeur de faire connaitre à l'URSSAF tout changement d'adresse.
S'agissant de son contenu, la mise en demeure URSSAF doit préciser :
- La cause, la nature et le montant des sommes réclamées ;
- La période considérée ;
- Le nom de l'organisme créancier émetteur de la mise en demeure ;
- Les délais de paiement et de recours.
La mise en demeure peut être contestée dans les 30 jours qui suivent sa réception, devant la Commission de Recours Amiable (C.R.A) de l'URSSAF.
Depuis le décret du 11 avril 2007, le contrôle d'URSSAF peut prendre trois formes :
* Le contrôle sur place (contrôle traditionnel).
* La vérification des déclarations (opérée dans les locaux de l'URSSAF, sans information du cotisant).
* Le contrôle sur pièces des entreprises de moins de 20 salariés, dans les locaux de l'URSSAF, en la présence éventuelle du cotisant.
Le contrôle sur place représente l'immense majorité des contrôles et fait l'objet du présent article.
I : Qui peut être contrôlé par l'URSSAF ?
Tous les employeurs, publics ou privés, peuvent faire l'objet d'un contrôle d'URSSAF. Seuls y échappent les administrations centrales de l'Etat, soumises au contrôle de la Cour des Comptes.
II : Qui effectue le contrôle d'URSSAF ?
C'est l'URSSAF territorialement compétente qui , en principe, est responsable du contrôle d'un employeur. Elle peut cependant déléguer cette faculté à une autre URSSAF, et des règles spécifiques existent pour les entreprises structurées en plusieurs établissements.
Physiquement, les contrôles sont effectués par des salariés de l'URSSAF compétente, désignés comme Inspecteurs du recouvrement (contrôle sur place) et Contrôleur du recouvrement (Contrôle dans les locaux de l'URSSAF). Ces personnels possèdent des pouvoirs propres, conférés par la loi, et indépendants de leur URSSAF de rattachement.
III : Sur quoi porte le contrôle d'URSSAF ?
Comme en matière d'impôt sur le revenu, le système français est un système « déclaratif », qui rend les employeurs responsables du calcul des contributions sociales dues à l'URSSAF. Le contrôle à donc pour objet de vérifier si l'employeur est véritablement en règle au regard de ses obligations en matière de cotisations sociales.
Concrètement, l'inspecteur du recouvrement vérifie deux points :
- L'assiette des cotisations ;
- L'application des règles de calcul des cotisations (exonérations, taux...).
IV : Quelle est la période qui peut être contrôlée ?
Outre les cotisations touchant l'année de son envoi, la mise en demeure envoyée à la suite d'un contrôle ne peut concerner que les cotisations exigibles au cours des 3 années civiles antérieures à sa date d'envoi.
Par exemple, une mise en demeure envoyée en 2010 ne pourra donc que concerner les cotisations exigibles à compter du 1er janvier 2007.
Concernant les années civiles antérieures (2006 dans l'exemple cité), plus aucun redressement URSSAF n'est possible.
V : Où le contrôle est-il effectué ?
Dans l'immense majorité des cas, le contrôle est organisé dans les locaux de l'entreprise, dans un bureau ou en un lieu librement dédié par l'employeur à l'inspecteur du recouvrement.
Toutefois, lorsque les documents comptables ne sont pas archivés dans les locaux mêmes de la Société, le contrôle peut, avec l'accord de tous, être opéré à l'extérieur de celle-ci (chez un expert comptable, par exemple).